Rechnungen — Übersicht

Was ist das?

Das Rechnungs-Modul lässt Euch eigene Rechnungen für Dritte (Kunden, Sponsoren, Mitglieder) erstellen — komplett mit Vorlagen, automatischer Nummerierung, E-Rechnungs-Format (ZUGFeRD / XRechnung) und unveränderlicher Archivierung.

Die Übersichtsseite zeigt alle Rechnungen Deines Chors:

• Entwürfe (noch bearbeitbar, keine Rechnungsnummer)
• Finale Rechnungen (unveränderlich, mit Nummer + archiviertem PDF)
• Stornierte Rechnungen (per Gutschrift aufgehoben)
• Gutschriften (Storno-Rechnungen mit negativen Beträgen)

Du kannst nach Status, Konto, Zeitraum oder Empfänger-/Nummern-Text filtern.

So nutzt Du die Übersicht

1. Öffne Verwaltung > Kassenbuch > Rechnungen.
2. Setze Filter nach Status, Konto oder Zeitraum.
3. Klick auf "+ Neue Rechnung", um einen neuen Entwurf zu starten.
4. Klick auf eine Zeile, um die Detailansicht mit PDF-Vorschau und Aktionen zu öffnen.
5. Klick auf "Einstellungen" oben rechts für Verkäufer-Daten, Nummernkreis und Vorlagen.

Was Du zuerst einrichten solltest

Bevor Du die erste Rechnung erstellst:

1. Verkäufer-Daten — Vereinsname, Anschrift, USt-ID, IBAN. Pflicht für gültige Rechnungen (invoice-settings).
2. Steuermodus — regulär (mit USt) oder Kleinunternehmer §19 UStG (ohne USt) — gleiche Seite.
3. Nummernkreis — Format wie RE-%Y-%04N ergibt RE-2026-0001 (invoice-numbering).
4. Vorlage — mindestens eine Layout-Vorlage anlegen (invoice-templates).

Berechtigungen

• cashbook.view — Rechnungen ansehen und PDFs herunterladen
• cashbook.edit — neue Rechnungen erstellen, bearbeiten, finalisieren, stornieren
• cashbook.delete — Entwürfe löschen (finale Rechnungen können niemals gelöscht werden, nur storniert)
• cashbook.invoices.settings — Vorlagen, Nummernkreis und Verkäufer-Daten pflegen

Tipps

• Stelle einen Default-Nummernkreis ein, sonst beginnen die Nummern bei 1 mit Default-Format.
• Lege pro Sprache eine Default-Vorlage an — bei einer Rechnung an einen englischsprachigen Kunden wird automatisch die englische Vorlage vorgeschlagen.
• Bei finalisierten Rechnungen kannst Du nichts mehr ändern (GoBD-Pflicht). Im Zweifel als Entwurf belassen, bis alle Angaben sicher sind.
• PDFs sind 10 Jahre aufbewahrungspflichtig für den Verein. Chorilo archiviert sie automatisch, aber bei einer Vereins-Löschung musst Du selbst dafür sorgen, dass Du sie vorher herunterlädst.