Rechnung erstellen

Lege eine neue Rechnung mit Empfänger, Positionen und Vorlage an. Live-Vorschau rechts, Speichern als Entwurf oder direkt finalisieren.

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Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Berechtigung nötig: Cashbook › Edit

Was ist das?

Der Rechnungs-Editor erstellt eine neue Rechnung im Status "Entwurf". Du füllst Empfänger, Positionen und Notizen aus — rechts siehst Du sofort die Live-Vorschau, wie das fertige PDF aussehen wird.

Schritt-für-Schritt

Öffne Verwaltung > Kassenbuch > Rechnungen und klick "+ Neue Rechnung".
Wähle das Konto (z. B. Vereinskonto), auf das die Zahlung gehen soll. Spätere Zahlungs-Buchungen werden mit dieser Rechnung verknüpft.
Wähle Sprache und Vorlage — Default ist Deutsch und die Standard-Vorlage Eures Chors.
Setze Rechnungs- und Fälligkeitsdatum. Default-Fälligkeit ist Datum + Zahlungsfrist (Einstellung pro Chor).
Wähle das E-Rechnungs-Format:
- ZUGFeRD — PDF mit eingebettetem XML (Standard B2B, Pflicht ab 2027)
- XRechnung — XML separat (Pflicht für Behörden)
- Keine — klassisches PDF ohne maschinenlesbares XML
Trage Empfänger-Daten ein — Name ist Pflicht; für E-Rechnung zusätzlich Anschrift, PLZ, Ort, Land.
Füge Positionen hinzu — Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Satz. "+ Position hinzufügen" für weitere Zeilen.
Schreibe optional einen Einleitungs- und Schlusstext (z. B. "Vielen Dank für Ihren Auftrag" oder Zahlungshinweise).
Speichere als Entwurf, oder klick "Speichern & finalisieren" für die direkte Finalisierung.

Live-Vorschau

Rechts neben der Eingabe siehst Du eine HTML-Vorschau auf Basis der ausgewählten Vorlage. Bei jeder Änderung aktualisiert sie sich automatisch (nach kurzem Tippstopp).

Hinweis: Die Vorschau ist HTML — das finalisierte PDF kann minimal abweichen (Schriftarten, Seitenränder). Im Zweifel einmal als Entwurf speichern und über "PDF erzeugen" auf der Detailseite kontrollieren.

Entwurf vs. Finalisierung

Aktion	Wann
Als Entwurf speichern	Wenn Du noch nicht sicher bist, weiter bearbeiten willst, oder erst auf Freigabe wartest
Speichern & finalisieren	Wenn die Rechnung raus an den Kunden geht — keine Änderungen mehr möglich, Nummer wird vergeben, PDF archiviert

Was fehlt noch (TODO)

Empfänger-Autocomplete aus bestehenden Mitgliedern / wiederkehrenden Kunden
Sofort-E-Mail-Versand an den Empfänger
Wiederholrechnungen (z. B. Mitgliedsbeiträge)

Berechtigung

Du brauchst cashbook.edit — die gleiche wie für normale Buchungen.

Häufige Fragen

Muss ich den Empfänger jedes Mal neu eingeben?▾

Aktuell ja — der Editor speichert keine Kundenstammdaten. In einer späteren Version kommt eine Autocomplete-Funktion für wiederkehrende Empfänger.

Was passiert beim Speichern als Entwurf?▾

Die Rechnung bekommt noch keine Nummer und kein PDF, kann aber jederzeit weiterbearbeitet werden. Erst beim Finalisieren wird die Nummer vergeben und das PDF archiviert.

Kann ich Positionen mit verschiedenen USt-Sätzen mischen?▾

Ja. Pro Position legst Du den USt-Satz fest (0, 7, 19 %). Die Summen werden automatisch pro Satz aufgelistet. Bei Kleinunternehmer-Modus ist der Satz immer 0 %.

Was passiert wenn die Live-Vorschau leer bleibt?▾

Meist fehlt eine Standard-Vorlage für die gewählte Sprache. Geh auf Einstellungen > Vorlagen, lege eine an und markiere sie als Standard. Oder wähle im Editor explizit eine Vorlage aus dem Dropdown.

Kann ich später noch das E-Rechnungs-Format ändern?▾

Solange die Rechnung Entwurf ist: ja. Nach Finalisierung steht das Format fest — die PDF und das XML sind im Archiv unveränderlich. Eine spätere Format-Änderung würde nur per Stornierung + neue Rechnung gehen.

Wie speichere ich Zwischenstände?▾

Mit "Als Entwurf speichern" — danach kannst Du den Tab schließen und später über die Rechnungs-Liste fortsetzen. Keine Auto-Save, also bewusst speichern.

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