Chor-Dateien-Bereich

Was ist das?

Der Chor-Dateien-Bereich ist das zentrale Dokumenten-Archiv deines Chors. Hier speicherst du alles, was kein Termin, keine Note und kein Mitgliederdatum ist — Vereins-Dokumente, Protokolle, Verträge, Mietverträge für den Probenraum, Werbe-Material für Konzerte, Anleitungen und vieles mehr.

Typische Inhalte:

• Vereinsdokumente: Satzung, Geschäftsordnung, Vereinsregister-Auszug
• Protokolle: Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen
• Verträge: Mietvertrag Probenraum, Dirigentenvertrag, GEMA
• Konzert-Material: Programmhefte, Pressetexte, Plakate, Sponsoring-Pakete
• Anleitungen: „Wie nutze ich Chorilo?", Probenwart-Checkliste
• Aufnahmen: Live-Mitschnitte, Werbefilme (wenn nicht zu groß)
• Steuerunterlagen: Spendenbescheinigungen-Vorlagen, Belege

So nutzt du den Bereich

1. Öffne deinen Chor und gehe zu Verwaltung > Dateien.
2. Du siehst alle Ordner und Dateien in der aktuellen Ebene.
3. Klicke einen Ordner an, um in ihn zu navigieren.
4. Klicke eine Datei an, um sie zu öffnen, herunterzuladen oder zu teilen.
5. Lege neue Ordner an über „+ Ordner erstellen".
6. Lade Dateien hoch über „+ Dateien hochladen" oder per Drag & Drop.

Was du sehen und tun kannst

• Dateien öffnen in der Browser-Vorschau (PDF, Bilder, Videos)
• Dateien herunterladen zum lokalen Speichern
• Direkt-Link teilen mit Mitgliedern oder per E-Mail
• Versions-Historie ansehen (bei wichtigen Dokumenten)
• Erstellungs- und Änderungs-Datum plus Ersteller und letzten Bearbeiter pro Datei sehen — in der Listenansicht direkt als Spalten, in der Kachelansicht als Tooltip beim Überfahren der Datei. So prüfst du vor dem Bearbeiten, ob deine lokale Version noch aktuell ist und vermeidest, dass jemand anders deine Änderungen überschreibt.
• Berechtigungen anpassen pro Datei oder Ordner
• Suche im gesamten Datei-Baum

Berechtigung

Du brauchst die Berechtigung files.view, um den Bereich zu sehen. Standardmäßig haben alle Mitglieder Zugriff. Für Hochladen, Löschen, Bearbeiten brauchst du files.edit — meist Chorleitung und Vorstand.

Einzelne Ordner können restriktiver eingestellt werden — etwa „Vorstands-Ordner" nur für Vorstand sichtbar.

Tipps

• Strukturiere mit klaren Ordnern: „01 Vereinsdokumente", „02 Protokolle", „03 Konzerte" usw. Eine konsistente Nummerierung sorgt für eine logische Reihenfolge.
• Lege nicht zu viele Top-Level-Ordner an — 5 bis 10 reichen meist. Tiefere Strukturen kommen darunter.
• Lade nur Final-Versionen hoch — Arbeitsversionen gehören in deinen lokalen Editor, nicht ins gemeinsame Archiv.
• Nutze sprechende Dateinamen — „Protokoll-Vorstand-2024-03-15.pdf" ist viel besser als „protokoll.pdf".
• Räume jährlich auf — alte, irrelevante Dateien archivieren oder löschen. So bleibt der Bereich übersichtlich.