Professionelle Rechnungen für Chöre: WYSIWYG-Vorlagen, E-Rechnung und Kassenbuch in einem Werkzeug

Konzertkarten, Workshop-Beiträge, Solisten-Honorare oder Werbekostenzuschüsse von Sponsoren – im Chor-Alltag sammeln sich schnell Vorgänge, für die der Verein eine ordentliche Rechnung ausstellen muss. Bisher war das in Chorilo nur über manuelle Word-Vorlagen oder externe Buchhaltungssoftware möglich. Mit der neuen Rechnungsfunktion im Kassenbuch erstellst Du jetzt direkt in Chorilo professionelle Rechnungen, die optisch zu Deinem Verein passen, alle steuerlichen Pflichtangaben tragen und auf Knopfdruck als gesetzeskonforme E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Eine zusätzliche Software – sei es ein klassisches Buchhaltungsprogramm oder ein Cloud-Dienst – brauchst Du dafür nicht mehr.

Der Vorlagen-Editor: WYSIWYG statt Word

Das Herzstück der neuen Funktion ist der grafische Vorlagen-Editor. Statt eine Word-Datei mit Tabulatoren auszurichten oder in einem HTML-Template zu fummeln, gestaltest Du Deine Rechnungsvorlage in einer Live-Vorschau auf einem A4-Blatt: Was Du im Editor siehst, sieht später auch der Empfänger im PDF und im E-Rechnungs-Beleg. Das ist mit WYSIWYG gemeint – "what you see is what you get". Es gibt keine versteckten Formatierungen, keinen unsichtbaren Code, der hinterher zu Verschiebungen führt, und keine kryptische Druckvorschau, die plötzlich anders aussieht als die Bearbeitung. Du arbeitest direkt am Endergebnis.

Die Vorlage besteht aus einzelnen Blöcken: ein Kopfbereich mit Deinem Logo, eine Empfänger-Adresse, ein Block mit Rechnungsnummer und Datum, die Positions-Tabelle mit Deinen Leistungen, ein Summen-Block mit Netto, Steuer und Gesamtbetrag, sowie ein Fußbereich mit Bankverbindung, Steuernummer und Vereinsangaben. Jeden dieser Blöcke kannst Du frei auf der Seite platzieren – per Drag & Drop verschieben, die Größe an den Anfassern ändern, Schriftgröße anpassen, Ausrichtung umstellen. Wenn Dein Verein ein Briefpapier mit eigenem Hintergrund-Design hat, hinterlegst Du es einfach als PDF oder PNG, und die Inhalte werden auf dieses Briefpapier gelegt – exakt so, wie eine gedruckte Vorlage es vorgibt.

Platzhalter, die sich von selbst füllen

Damit Du nicht für jede Rechnung jeden Wert neu eintippen musst, arbeitet der Editor mit über vierzig Platzhaltern. Du fügst zum Beispiel Empfängername, Empfängeradresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag netto, Umsatzsteuer oder Vereinsname über eine Seitenleiste in den Textblock ein – und beim Erstellen einer konkreten Rechnung tragen sich diese Felder automatisch aus den Stammdaten und der Rechnungseingabe ein. So gestaltest Du die Vorlage einmal sauber und kannst danach beliebig viele Rechnungen damit ausstellen, ohne jedes Mal in der Layout-Datei zu arbeiten.

Die Positionen einer Rechnung haben eine eigene Spaltenkonfiguration. Du entscheidest, welche Spalten Deine Tabelle zeigt – etwa Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und Gesamtpreis – wie breit jede Spalte ist, wie sie ausgerichtet wird und in welchem Format der Wert dargestellt wird (Text, Währung, Prozent oder reine Zahl). Wer nur einfache Pauschalpositionen abrechnet, kann die Mengen-Spalte ausblenden; wer hingegen Stück- oder Stundenpreise braucht, lässt sie an. Diese Konfiguration ist Teil der Vorlage – einmal eingestellt, wirkt sie für alle Rechnungen, die diese Vorlage benutzen.

Eigenes Design: Logo, Schriften, Farben

Damit die Rechnung wie aus einem Guss zum Verein passt, lassen sich Schriftart, Schriftgröße, Akzent- und Hauptfarbe sowie Seitenränder zentral festlegen. Lade Dein Logo hoch, wähle Deine Vereinsfarben aus, stelle die Hausschrift ein – ab dem Moment ziehen sich diese Einstellungen durch jede Rechnung, die Du verschickst. Empfänger sehen sofort, dass die Rechnung von Euch kommt, und Du musst kein Design-Wissen mitbringen, um ein ordentliches Ergebnis zu bekommen.

Weil viele Chöre internationale Auftritte geben oder mit Lieferanten und Sponsoren in Nachbarländern arbeiten, gibt es die Vorlagen pro Sprache. Du kannst je eine Standard-Vorlage in Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch, Italienisch, Schwedisch und Slowenisch hinterlegen. Wenn Du eine Rechnung an einen englischsprachigen Empfänger schreibst, wählst Du einfach die englische Vorlage – Überschriften wie "Invoice", "Subtotal", "VAT" und das Datumsformat passen sich automatisch an, die Inhalte aus den Platzhaltern füllen sich in der gewählten Sprache.

E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung auf Knopfdruck

Seit dem Wachstumschancengesetz ist in Deutschland für Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen schrittweise die elektronische Rechnung vorgeschrieben – also nicht mehr nur ein PDF, sondern eine strukturierte XML-Datei nach dem Standard XRechnung oder als hybrides ZUGFeRD-PDF, das gleichzeitig lesbare Seite und maschinenlesbares XML enthält. Chöre, die zum Beispiel an Stadtverwaltungen, Kulturämter oder andere Behörden fakturieren, sind direkt davon betroffen; bei B2B-Geschäften ist der Empfänger zunehmend berechtigt, eine E-Rechnung zu verlangen.

In Chorilo wählst Du beim Finalisieren einer Rechnung das gewünschte Format aus – ZUGFeRD ist Standard, XRechnung steht alternativ zur Verfügung. Die Anwendung erzeugt automatisch eine zweite Datei mit dem maschinenlesbaren XML-Datensatz, validiert die Pflichtfelder (Name, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land des Empfängers, sowie die eigenen Vereinsdaten) und legt das Ergebnis revisionssicher im Objektspeicher ab. Du musst nichts von technischen Details der XML-Schemata wissen – die Anwendung übernimmt das vollständig im Hintergrund.

Statusverlauf: Entwurf, Final, Gutschrift

Eine Rechnung beginnt immer als Entwurf. Im Entwurf kannst Du beliebig Positionen ergänzen, Adressen ändern, Beträge korrigieren – nichts wird festgeschrieben, keine Nummer verbraucht, kein PDF erzeugt. Sobald die Rechnung passt, finalisierst Du sie mit einem Klick. In diesem Moment vergibt Chorilo die nächste freie Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis Deines Vereins, erzeugt das PDF und die E-Rechnungs-XML und archiviert beides. Ab da ist die Rechnung gegenüber dem Finanzamt eine richtige Rechnung – mit lückenloser, fortlaufender Nummer, wie es die GoBD vorschreiben.

Korrekturen sind nach der Finalisierung nicht mehr durch Editieren möglich – das wäre buchhalterisch nicht zulässig. Statt die ursprüngliche Rechnung anzufassen, stellst Du eine Gutschrift aus, die sich automatisch mit negativen Beträgen auf die Originalrechnung bezieht. Beide Belege bleiben dauerhaft im System, die Historie ist vollständig nachvollziehbar.

Kleinunternehmer, Steuersätze und cent-genaue Beträge

Falls Dein Verein die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, stellt Chorilo Steuersätze automatisch auf null und ergänzt den nötigen Hinweistext, sodass Du nicht aus Versehen Umsatzsteuer ausweist. Bist Du regelbesteuert, kannst Du pro Position einen eigenen Steuersatz vergeben und die Summen werden korrekt nach Steuersätzen gruppiert ausgewiesen – das ist wichtig, wenn auf einer Rechnung etwa 7 % auf Notenmaterial und 19 % auf Tonträger zusammen stehen.

Alle Beträge laufen intern über eine BCMath-Pipeline mit vier Nachkommastellen und werden erst am Ende auf zwei Stellen kaufmännisch gerundet. Das klingt technisch, hat aber einen praktischen Effekt: Die Summe Deiner Einzelpositionen ergibt im PDF, in der XML-Datei und in jeder späteren Buchungsauswertung exakt denselben Cent-Betrag – kein klassisches "0,01 Differenz"-Problem, das in Tabellenkalkulationen so gern auftritt.

Verbindung zum Kassenbuch

Weil die neue Funktion direkt im Kassenbuch lebt, kannst Du eine Buchung im Kassenbuch nachträglich mit einer Rechnung verknüpfen. Geht eine Zahlung auf dem Vereinskonto ein, ordnest Du diese Bank- oder Bar-Buchung der passenden Rechnung zu – über ein Auswahlfeld in den Transaktionsdetails. So sieht jeder Vorstand und jeder Kassenprüfer in der Belegspur, welche Zahlung welche Rechnung ausgleicht. Das Verknüpfen ist bewusst manuell: Du behältst die Kontrolle darüber, welche Zahlung auf welche Rechnung verbucht wird, gerade wenn ein Kunde mehrere offene Rechnungen hat oder eine Zahlung mehrere Beträge bündelt. Bereits archivierte PDFs und XML-Dateien bleiben jederzeit abrufbar – wer eine Rechnung später noch einmal als E-Rechnung exportieren oder als PDF herunterladen will, klickt sie in der Rechnungsliste an und lädt die archivierte Version.

Berechtigungen und Mehr-Personen-Vorstand

Wer Rechnungen sehen oder erstellen darf, regelst Du über das bestehende Berechtigungssystem. cashbook.view erlaubt das Ansehen der Liste, cashbook.edit öffnet das Anlegen, Bearbeiten, Finalisieren und Stornieren, cashbook.delete erlaubt das Löschen reiner Entwürfe. So kann der Vorstand entscheiden, ob nur der Kassenwart Rechnungen ausstellen darf oder ob auch der Schriftführer Entwürfe vorbereiten kann, die der Kassenwart dann nur noch finalisiert. Sub-Ensembles eines Hauptchors arbeiten mit getrennten Rechnungsnummern – Jugend- und Hauptchor bekommen jeweils einen eigenen, lückenlosen Nummernkreis.

Für wen sich die neue Funktion lohnt

Am offensichtlichsten ist der Nutzen für Chöre, die regelmäßig Konzertkarten an Geschäftskunden verkaufen, Workshops oder Stimmbildung in Rechnung stellen, Sponsorenbeiträge fakturieren oder Honorare an externe Solisten weiterberechnen. Aber auch reine Beitrags-Vereine profitieren, wenn sie für einzelne Mitglieder oder Sponsoren eine ordentliche Rechnung brauchen – die Funktion ist nicht an ein Abrechnungs-Aufkommen geknüpft und kostet auch keine Extra-Lizenz im Abo. Du sparst die monatlichen Gebühren externer Rechnungstools, hältst den Beleg-Workflow im selben System wie Mitglieder, Kassenbuch und Belegverwaltung, und bekommst E-Rechnung-Pflicht und GoBD-konforme Archivierung gleich mit erledigt. Wer schon mit dem Chorilo-Kassenbuch arbeitet, findet die neue Rechnungen-Sektion direkt im linken Menü unter "Kassenbuch" – die erste eigene Vorlage ist in fünf Minuten gestaltet.